Организационное сопровождение

№п/п

Наименование шага

Комментарии

Ответственный исполнитель

Выбор поставщика/исполнителя и основание для заключения прямого договора

Положение о закупках ФГБОУ ВО СибГМУ Минздрава РФ, п.7 Закупка у единственного поставщика.

Руководитель проекта

Проект договора

Для подготовки проекта договора и сопроводительных документов рекомендуется использовать шаблоны документов. 

Важно выбрать шаблоны в зависимости от источника финансирования.

Руководитель проекта

Сопроводительные документы

Согласование в 1С:Документооборот

Запустить проект договора и сопроводительные документы в 1С:Документооборот в соответствии с инструкцией.

Внимание! Необходимо отслеживать этапы согласования договора. При необходимости устранять замечания.

Руководитель проекта

Подписание договора поставщиком/исполнителем 

После согласования руководитель проекта отправляет поставщику/исполнителю согласованный проект договора для подписания. 

Если в процессе согласования в договор были внесены правки, необходимо использовать договор из 1С:Документооборот.

Руководитель проекта

Подписание договора СибГМУ

После подписания договора поставщиком/исполнителем, руководитель проекта передает в отдел сопровождения НИОКР оригиналы подписанных документов (лист согласования, сопроводительное письмо, договор в двух (трех) экземплярах, протокол обоснования закупки, обоснование закупки, служебная записка/поручение, коммерческие предложения).

Внимание! Все документы необходимо распечатывать только с 1С:Документооборот, поскольку в них могу вноситься правки в процессе согласования.

Подписание занимает до 3-х рабочих дней.

Руководитель проекта/ отдел сопровождения НИОКР

Регистрация договора

Юридический отдел регистрирует договор в системе и присваивает номер договору.

После регистрации договора отдел сопровождения НИОКР электронным письмом направляет номер и дату договора руководителю проекта.

Оригинал договора отдел сопровождения НИОКР отправляет поставщику почтой на указанный в договоре почтовый адрес.

Отдел сопровождения НИОКР

Предоплата 30%

(в случае, если предусмотрено договором)

Если ранее не был выставлен счет, руководителю проекта необходимо запросить у поставщика счет и передать в отдел сопровождения НИОКР в течение 1 рабочего дня.

Отдел сопровождения НИОКР передает счет:

• проректору по научной работе и последипломной подготовке для согласования счета;
• после подписания счета - в бухгалтерию для оплаты.

Руководитель проекта/ отдел сопровождения НИОКР

Поставка товара/оказание услуг

Руководитель проекта самостоятельно отслеживает сроки поставки товара/оказания услуг в соответствии с условиями договором, а также качество и количество по факту выполнения.

После поставки товара, руководитель проекта:

• подписывает первичные документы (товарные накладные либо УПД) у материально-ответственного лица в своем подразделении/на кафедре;
• ставит свою визу «Товар получен в полном объеме, претензий не имею. ФИО, подпись» (в экземпляре СибГМУ);
• передает оригиналы документов (счет, товарная накладная и счет фактура либо УПД) в отдел сопровождения НИОКР в течение 1 рабочего дня.

Если были оказаны услуги/выполнены работы, руководитель проекта:

• ставит свою визу в акте об оказании услуг/акте сдачи-приемки выполненных работ: «Услуги оказаны в полном объеме, претензий не имею. ФИО, подпись» (достаточно в одном экземпляре);
• передает оригиналы документов (счет и акт) в отдел сопровождения НИОКР в течение 1 рабочего дня.

Руководитель проекта

Оплата 70, 100%

В случае поставки товара отдел сопровождения НИОКР передает документы в бухгалтерию для оплаты в течение 1 рабочего дня.

В случае оказания услуг/выполнения работ отдел сопровождения НИОКР:

• подписывает акт у проректора по научной работе и последипломной подготовке;
• передает документы в бухгалтерию для оплаты в течение 1 рабочего дня

Отдел сопровождения НИОКР